Coordonnateur·rice des Matinées scolaires
(Poste à mi-temps : 15h / semaines | Salaire selon l’expérience à compter de 23$ de l'heure) DATE ENTRÉE EN POSTE : août Le Salon du livre de Montréal cherche une personne organisée, débrouillarde et à l’aise avec la techno pour orchestrer l’un des moments les plus vivants de l’événement : les Matinées scolaires. Chaque année, ce sont des milliers d’élèves et d’enseignant·e·s qui débarquent au Salon — et il faut que tout roule : inscriptions, accueil, vestiaire, boîtes à lunch, signalisation, sécurité, ambiance. Ce poste touche à tout : logistique, communication, coordination d’équipe, gestion de billetterie et collaboration avec une foule de partenaires. Il demande une excellente capacité d’organisation, une bonne plume, un esprit d’équipe solide… et une passion certaine pour le chaos bien géré. La personne recherchée connaît bien excel, se repère facilement dans Asana, écrit clairement et garde son calme quand ça bouge fort. Ce mandat peut être jumelé avec celui de coordination des bénévoles pour créer un poste à temps plein.
Principales tâches :
Gestion de projet
● Participe à la rédaction et à la mise à jour du plan de projet
● Suit et respecte le tableau de bord du projet dans Asana
● Gère et respecte le budget alloué
● Coordonne l’ensemble des parties prenantes et les rencontres liées au projet ● Collabore activement au sein de l’équipe
● Veille à l’impact social et écoresponsable du projet dans le cadre de l’événement Communication et relation avec les enseignant·e·s :
● Prépare, rédige et met en page les communications : section enseignants du site web, guide de l’enseignant·e, infolettres, réponses types, Q&A, vidéos explicatives.
● Sensibilise sur le processus logistique : respect des horaires, nombre d’accompagnateurs et consignes de sécurité.
● Coordonne avec l’équipe de programmation le dévoilement anticipé de la programmation jeunesse pour aider les enseignant·e·s à préparer leur visite.
Gestion des inscriptions scolaires :
● Configure et gère les billetteries des Matinées scolaires
● Suit les inscriptions et traite les demandes des enseignant·e·s (modifications, confirmations, erreurs).
● Supervise le processus d’inscription, en collaboration avec l’équipe TI et communication, pour améliorer l’expérience utilisateur en suivant les objectifs et les recommandations des années précédentes.
Coordination logistique des arrivées et départs scolaires :
● Planifie l’accueil des groupes avec le fournisseur logistique, le SPVM, la ville de MTL et le Palais des congrès.
● Réserve la signalisation temporaire dans les rues.
● Coordonne l’arrivée des autobus scolaires avec le fournisseur logistique (sécurisation, fluidité du débarquement).
● Gère l’espace vestiaire (salle 220E) et optimise le temps de prise en charge (objectif : < 20 minutes) avec le fournisseur logistique.
Gestion de l’espace des Matinées scolaires et logistique sur place :
● Met en place les Espaces Boîtes à lunch et assure une circulation fluide (signalétique, zones tampon, assises).
● Veille au bien-être des élèves et encadre l’équipe bénévole affectée (environ 40 bénévoles).
● Collabore avec la production et l’equipe logistique pour l’aménagement, le matériel vestiaire (sacs, étiquettes) et les signalétiques.
● Liste les besoins en location et en achat de matériel
Gestion des partenaires et sécurité :
● Collabore avec le PCM, le fournisseur logistique et le SPVM, les pompiers et la ville pour garantir la sécurité et le bon déroulement des Matinées scolaires. ● Soutien la logistique et communicationnel sur les projets partenaires intégrés au volet jeunesse (ex : Grand jeu de la lecture à voix haute, projets avec Oasis Immersion).
● Analyse et propose des pistes pour élargir la portée démographique des Matinées scolaires (écoles de milieux variés, francisation, enseignement adulte).
Suivi des performances & impact :
● Suit ses indices de performances
● Analyse les données : nombre d’élèves présents, satisfaction des enseignant·e·s et élèves (NPS vestiaire, prise en charge, boîtes à lunch).
● Participe à l’amélioration continue : post-mortem, bilan de projet, bilan des bilans, proposition d’optimisations (signalétique, fluidité, expérience des repas).
Candidature : CV + lettre de présentation à rh@salondulivredemontreal.com
Les postes de bénévoles et Matinées scolaires seraient idéalement jumelés en un poste à temps plein de 37,5 heures.
