Coordonnateur·rice des bénévoles
(Poste à mi-temps : 22.5h / semaines | Salaire selon l’expérience à compter de 23$ de l'heure) DATE ENTRÉE EN POSTE : août Pilote l’ensemble du processus de recrutement, formation, planification et encadrement des 350 à 400 bénévoles du Salon du livre de Montréal. Assure un suivi rigoureux des candidatures, une répartition efficace des postes et une expérience valorisante pour chaque bénévole. Coordonne une équipe de responsables bénévoles, assure le lien avec les partenaires logistiques et veille à la satisfaction, la fidélisation et au bien-être des bénévoles. Collabore avec les équipes opérationnelles, communication et RH pour garantir le bon déroulement des opérations bénévoles et atteindre les objectifs de performance. Ce mandat peut être jumelé avec celui de coordination des Matinées scolaires Gestion de projet
Principales tâches :
● Participe à la rédaction et à la mise à jour du plan de projet
● Suit et respecte la planification dans Asana
● Gère et respecte le budget alloué
● Communique avec et coordonne l’ensemble des parties prenantes du projet ● Planifie et coordonne les rencontres liées au projet
● Veille à l’impact social et écoresponsable du projet dans le cadre de l’événement ● Collabore activement au sein de l’équipe
Recrutement et planification des bénévoles :
● Planifie et lance les campagnes de recrutement via les infolettres, réseaux sociaux, partenariats (Centre d’action bénévole, bibliothèques, écoles). ● Gère la plateforme de gestion des horaires bénévoles: configuration, suivi des inscriptions, relances.
● Prévient les désistements et no-shows en développant des stratégies de rétention (meilleure communication, valorisation, ajustement des quarts). ● Coordonne l'attribution de plus 1000 quarts de bénévolat et ajuste les plannings pour couvrir tous les besoins logistiques (accueil, accréditation, info, matinées scolaires, régie de scène, etc.).
● Collabore avec les responsables bénévoles pour garantir un traitement équitable, respectueux et motivant des bénévoles.
Formation et encadrement des bénévoles :
● Organise des formations en ligne et en présentiel (au Palais des congrès de Montréal) spécifiques par équipe (accueil, info, régie, etc.).
● Produit et met à jour le guide des bénévoles et les outils de formation (capsules vidéo, FAQ, procédures).
● Coordonne les responsables bénévoles (accueil, info, scène, production, etc.) : planification des horaires, encadrement sur site, suivi RH.
● Prépare la distribution des équipements (T-shirts, badges, matériel) et l’organisation logistique du vestiaire et de l’espace des bénévoles.
● Supervise la gestion des présences des bénévoles, améliore le système de prise de présence (problématique en 2024) et compile les données.
Suivi des opérations et bien-être des bénévoles :
● Assure un accueil quotidien des bénévoles et un suivi sur le terrain (écoute, pauses, confort).
● Met en place un programme de reconnaissance : privilèges, collations variées, billetterie, reconnaissance officielle (certificats, messages de remerciement). ● Participe à l’amélioration continue : analyse des retours bénévoles (sondages, NPS), identification des besoins logistiques (plus de pauses, matériel vestiaire, signalisation) et ajustements pour les éditions futures.
● Monte la liste de collation selon le budget disponible.
● Coordonne les besoins logistiques spécifiques au Salon dans la ville et s’assure du recrutement, de la gestion et de la fidélisation des bénévoles pour ces activités.
Coordination avec les partenaires et équipes internes :
● Collabore étroitement avec le fournisseur logistique pour assurer la cohérence entre les bénévoles et le personnel rémunéré (notamment aux Matinées scolaires).
● Travaille avec l’équipe production pour répondre aux besoins logistiques liés aux bénévoles (bunker, matériel électronique, vestiaires).
● Coordonne avec le responsable RH/gouvernance la contractualisation des responsables bénévoles et la gestion des ressources humaines (ex. couverture des frais, reconnaissance matérielle).
● Participe aux communications internes : groupe Facebook bénévoles, infolettres, Discord, pour renforcer le sentiment d’appartenance et la cohésion. ● Contribue au bilan des bénévoles post-événement et formule des recommandations précises (plateforme à changer, horaires à ajuster, ressources supplémentaires nécessaires).
Candidature : CV + lettre de présentation à rh@salondulivredemontreal.com
Les postes de bénévoles et Matinées scolaires seraient idéalement jumelés en un poste à temps plein de 37,5 heures.
