Poste combiné: Coordonnateur·rice des bénévoles et des Matinées scolaires
DATE ENTRÉE EN POSTE : août Pilote l’ensemble du processus de recrutement, formation, planification et encadrement des 350 à 400 bénévoles du Salon du livre de Montréal. Assure un suivi rigoureux des candidatures, une répartition efficace des postes et une expérience valorisante pour chaque bénévole. Coordonne une équipe de responsables bénévoles, assure le lien avec les partenaires logistiques et veille à la satisfaction, la fidélisation et au bien-être des bénévoles. Collabore avec les équipes opérationnelles, communication et RH pour garantir le bon déroulement des opérations bénévoles et atteindre les objectifs de performance. Le Salon du livre de Montréal cherche également une personne organisée, débrouillarde et à l’aise avec la techno pour orchestrer l’un des moments les plus vivants de l’événement : les Matinées scolaires. Chaque année, ce sont des milliers d’élèves et d’enseignant·e·s qui débarquent au Salon — et il faut que tout roule : inscriptions, accueil, vestiaire, boîtes à lunch, signalisation, sécurité, ambiance. Ce poste touche à tout : logistique, communication, coordination d’équipe, gestion de billetterie et collaboration avec une foule de partenaires. Il demande une excellente capacité d’organisation, une bonne plume, un esprit d’équipe solide… et une passion certaine pour le chaos bien géré. La personne recherchée connaît bien excel, se repère facilement dans Asana, écrit clairement et garde son calme quand ça bouge fort.
Main Tasks:
● Participe à la rédaction et à la mise à jour du plan de projet
● Suit et respecte la planification dans Asana
● Gère et respecte le budget alloué
● Communique avec et coordonne l’ensemble des parties prenantes du projet ● Planifie et coordonne les rencontres liées au projet
● Veille à l’impact social et écoresponsable du projet dans le cadre de l’événement ● Collabore activement au sein de l’équipe
Recrutement et planification des bénévoles :
● Planifie et lance les campagnes de recrutement via les infolettres, réseaux sociaux, partenariats (Centre d’action bénévole, bibliothèques, écoles). ● Gère la plateforme de gestion des horaires bénévoles: configuration, suivi des inscriptions, relances.
● Prévient les désistements et no-shows en développant des stratégies de rétention (meilleure communication, valorisation, ajustement des quarts). ● Coordonne l'attribution de plus 1000 quarts de bénévolat et ajuste les plannings pour couvrir tous les besoins logistiques (accueil, accréditation, info, matinées scolaires, régie de scène, etc.).
● Collabore avec les responsables bénévoles pour garantir un traitement équitable, respectueux et motivant des bénévoles.
Formation et encadrement des bénévoles :
● Organise des formations en ligne et en présentiel (au Palais des congrès de Montréal) spécifiques par équipe (accueil, info, régie, etc.).
● Produit et met à jour le guide des bénévoles et les outils de formation (capsules vidéo, FAQ, procédures).
● Coordonne les responsables bénévoles (accueil, info, scène, production, etc.) : planification des horaires, encadrement sur site, suivi RH.
● Prépare la distribution des équipements (T-shirts, badges, matériel) et l’organisation logistique du vestiaire et de l’espace des bénévoles.
● Supervise la gestion des présences des bénévoles, améliore le système de prise de présence (problématique en 2024) et compile les données.
Suivi des opérations et bien-être des bénévoles :
● Assure un accueil quotidien des bénévoles et un suivi sur le terrain (écoute, pauses, confort).
● Met en place un programme de reconnaissance : privilèges, collations variées, billetterie, reconnaissance officielle (certificats, messages de remerciement). ● Participe à l’amélioration continue : analyse des retours bénévoles (sondages, NPS), identification des besoins logistiques (plus de pauses, matériel vestiaire, signalisation) et ajustements pour les éditions futures.
● Monte la liste de collation selon le budget disponible.
● Coordonne les besoins logistiques spécifiques au Salon dans la ville et s’assure du recrutement, de la gestion et de la fidélisation des bénévoles pour ces activités.
Coordination avec les partenaires et équipes internes :
● Collabore étroitement avec le fournisseur logistique pour assurer la cohérence entre les bénévoles et le personnel rémunéré (notamment aux Matinées scolaires).
● Travaille avec l’équipe production pour répondre aux besoins logistiques liés aux bénévoles (bunker, matériel électronique, vestiaires).
● Coordonne avec le responsable RH/gouvernance la contractualisation des responsables bénévoles et la gestion des ressources humaines (ex. couverture des frais, reconnaissance matérielle).
● Participe aux communications internes : groupe Facebook bénévoles, infolettres, Discord, pour renforcer le sentiment d’appartenance et la cohésion. ● Contribue au bilan des bénévoles post-événement et formule des recommandations précises (plateforme à changer, horaires à ajuster, ressources supplémentaires nécessaires).
Candidature : CV + lettre de présentation à rh@salondulivredemontreal.com
Les postes de bénévoles et Matinées scolaires seraient idéalement jumelés en un poste à temps plein de 37,5 heures.
Gestion de projet
● Participe à la rédaction et à la mise à jour du plan de projet
● Suit et respecte le tableau de bord du projet dans Asana
● Gère et respecte le budget alloué
● Coordonne l’ensemble des parties prenantes et les rencontres liées au projet
● Collabore activement au sein de l’équipe
● Veille à l’impact social et écoresponsable du projet dans le cadre de l’événement Communication et relation avec les enseignant·e·s :
● Prépare, rédige et met en page les communications : section enseignants du site web, guide de l’enseignant·e, infolettres, réponses types, Q&A, vidéos explicatives.
● Sensibilise sur le processus logistique : respect des horaires, nombre d’accompagnateurs et consignes de sécurité.
● Coordonne avec l’équipe de programmation le dévoilement anticipé de la programmation jeunesse pour aider les enseignant·e·s à préparer leur visite.
Gestion des inscriptions scolaires :
● Configure et gère les billetteries des Matinées scolaires
● Suit les inscriptions et traite les demandes des enseignant·e·s (modifications, confirmations, erreurs).
● Supervise le processus d’inscription, en collaboration avec l’équipe TI et communication, pour améliorer l’expérience utilisateur en suivant les objectifs et les recommandations des années précédentes.
Coordination logistique des arrivées et départs scolaires :
● Planifie l’accueil des groupes avec le fournisseur logistique, le SPVM, la ville de MTL et le Palais des congrès.
● Réserve la signalisation temporaire dans les rues.
● Coordonne l’arrivée des autobus scolaires avec le fournisseur logistique (sécurisation, fluidité du débarquement).
● Gère l’espace vestiaire (salle 220E) et optimise le temps de prise en charge (objectif : < 20 minutes) avec le fournisseur logistique.
Gestion de l’espace des Matinées scolaires et logistique sur place :
● Met en place les Espaces Boîtes à lunch et assure une circulation fluide (signalétique, zones tampon, assises).
● Veille au bien-être des élèves et encadre l’équipe bénévole affectée (environ 40 bénévoles).
● Collabore avec la production et l’equipe logistique pour l’aménagement, le matériel vestiaire (sacs, étiquettes) et les signalétiques.
● Liste les besoins en location et en achat de matériel
Gestion des partenaires et sécurité :
● Collabore avec le PCM, le fournisseur logistique et le SPVM, les pompiers et la ville pour garantir la sécurité et le bon déroulement des Matinées scolaires. ● Soutien la logistique et communicationnel sur les projets partenaires intégrés au volet jeunesse (ex : Grand jeu de la lecture à voix haute, projets avec Oasis Immersion).
● Analyse et propose des pistes pour élargir la portée démographique des Matinées scolaires (écoles de milieux variés, francisation, enseignement adulte).
Suivi des performances & impact :
● Suit ses indices de performances
● Analyse les données : nombre d’élèves présents, satisfaction des enseignant·e·s et élèves (NPS vestiaire, prise en charge, boîtes à lunch).
● Participe à l’amélioration continue : post-mortem, bilan de projet, bilan des bilans, proposition d’optimisations (signalétique, fluidité, expérience des repas).
Candidature : CV + lettre de présentation à rh@salondulivredemontreal.com
