Assistant·e à l’accueil

Main Tasks:

L’assistant·e à l’accueil joue un rôle clé dans l’expérience des invité·e·s du Festival, qu’il s’agisse d’artistes, de conférencier·ère·s ou de diffuseur·euse·s. Sens de l’organisation, diplomatie et adaptabilité sont essentielles pour garantir un accueil chaleureux aux invité·e·s et contribuer au bon déroulement du Festival.

Sous la supervision de la personne responsable de l’accueil, l’assistant·e à l’accueil travaille en étroite collaboration avec l’équipe d’accueil, tout en assumant un ensemble de fonctions distinctes :

- Soutenir la responsable de l’accueil ;

- Coordonner les transports locaux et nationaux des invité·e·s (réservation des navettes/bus, horaires, prévisions en titres de transport STM et coupons de taxi, etc.);

- Élaborer l’horaire de travail des chauffeur·euse·s et agent·e·s d’accueil, et servir de point de contact pour leur itinéraire ;

- Constituer et tenir à jour une banque de données sur les compagnies, les invité·e·s et le personnel du Festival ;

- Assurer la préparation, la réalisation et la distribution du matériel d’accréditation et des pochettes d’accueil ;

- Assurer une présence au Quartier général, participer à l’aménagement et au démontage des espaces de travail de l’accueil ;

- Établir des horaires de permanence au salon de l’accueil du Quartier général.

Qualifications and Requirements:

- Permis de conduire valide (classe 4B, un atout)

- Capacité à travailler en équipe dans des délais serrés

- Entregent, dynamisme, minutie et capacité de gérer des priorités avec efficacité

- Expérience de travail ou de bénévolat dans un festival

- Aisance avec l’informatique (suite Office)

- Bilinguisme (français et anglais)